1. Administratief beheer

​

Statutaire algemene vergadering :

• Het opstellen van de agenda

• Het verzenden van de uitnodigingsbrieven

• Het aanleggen van de aanwezigheidslijsten

• Het bureau helpen samenstellen  van de vergadering ( Voorzitter- stemopnemer)

• Het notuleren van de beslissingen en van de stemresultaten

• Het bijhouden van het register van de verslagen en het overmaken van één exemplaar aan elke stemhebbbende mede-eigenaar

• Het laten uitvoeren van de beslissingen in het kader van het gewoon beheer

​

Contractuele relaties

De syndicus komt  tussen in alle contractuele relaties ten opzichte van derden, en dit namens en voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars. Overeenkomstig het reglement van mede-eigendom is de syndicus eveneens de enige handtekeninggerechtigde inzake alle andere duurzame en/of toevallige contracten, meer in het bijzonder wat betreft :

​

• Verzekeringspolissen

• Personeel

• Toeleveringsbedrijven

• Onderhoudsfirma’s

• Controle-organismen

• Toevallige opdrachten

​

Secretariaat

De syndicus voert de  briefwisseling nodig inzake de mede-eigendom ten opzichte van de individuele mede-eigenaars, de bewoners en derden. Het betreft enkel de briefwisseling  waar de mede-eigendom partij betrokken is, en niet namens een individuele mede-eigenaar. 

Algemeen wordt gesteld dat enkel de syndicus namens de vereniging van mede-eigenaars briefwisseling kan voeren, dit evenwel in het kader van de hem toegewezen opdracht, tenzij het zou gaan om de relatie tussen de vereniging van mede-eigenaars en de syndicus zelf.  

​

2. Financieel beheer

​

a) De boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars 

Hier wordt op gewezen dat de syndicus geen boekhouder is maar dat de wet hem inzake het financieel beheer een aantal duidelijk omschreven taken oplegt. 

Zie art. 577-8 §4 17° van het Burgerlijk Wetboek.

​

• Het voorstellen van het werkingskapitaal, de provisies en de spaarreserve

• Het betalen van de gemeenschappelijke rekeningen

• Het omslaan van de kosten over de mede-eigenaars

• Het  (laten) invorderen van de verschuldigde bedragen

En dit overeenkomstig de deontologische regels en andere administratieve modaliteiten.

​

b) Werkwijze

de syndicus of beheerder zal binnen zijn kantoororganisatie, bij het beheer van meerdere gebouwen, een eenvormig systeem gebruiken. Eenvormigheid is bovendien noodzakelijk, nu de informatica ook zijn intrede deed in het vastgoedbeheer. 

​

c) Residentierekeningen

De plichtenleer bepaalt dat de syndicus de enige handtekeningdrager is en dat alle financiële verrichtingen van de residentie via die rekening dienen te geschieden. Een professionele syndicus dient een verzekering afgesloten te hebben voor het beheer van deze gelden. Als professioneel syndicus open steeds een aparte residentierekening.

Verwarring met het eigen vermogen van de syndicus of met dat van zijn vennootschap of ander gebouwen, zal strikt vermeden worden.

​

d) 1.Werkingskapitaal

Om aan de financiële verplichtingen van de gemeenschap te kunnen voldoen, moet de syndicus over een werkingskapitaal beschikken op de lopende rekening. 

Om de hoegrootheid van het werkingskapitaal te kunnen bepalen, zal de syndicus een globale kostenbegroting opstellen.

Zie art. 577-8 §4 18° van het Burgerlijk Wetboek.

Het werkingskapitaal kan vergeleken worden met “ het startkapitaal “ van een nieuwe vennootschap. Dit bedrag – éénmalig te storten – wordt niet opgenomen in de jaarlijkse afrekeningen. Bij verkoop van uw kavel krijgt u vanzelfsprekend dit bedrag teruggestort.

De nieuwe eigenaar zal dan zijn deelname storten in het werkingskapitaal.

​

d) 2. Provisies / Voorschotten

Op regelmatige basis – maandelijks, per kwartaal, per semester of jaarlijks – zullen de eigenaars provisies ( voorschotten ) storten op de werkrekening van de VME. 

Eénmaal per jaar zal de syndicus een afrekening voorleggen, die aanleiding geeft tot verrekening van uw aandeel in de gemeenschappelijke kosten en de gestorte provisies.

​

e) Reservekapitaal

Opdat de mede-eigenaars na verloop van tijd zouden kunnen voldoen aan de financiële gevolgen van verfraaiings-, renovatie- en grote herstellingswerken, is de vorming van een investeringskapitaal hoogst noodzakelijk en trouwens wettelijk verplicht. 

De praktijk heeft uitgewezen dat, bij gebrek aan een reservefonds, fundamentele en noodzakelijke werken al te vaak worden uitgesteld. Zodoende verliest het gebouw in een minimum van tijd zijn oorspronkelijke investeringswaarde en daalt eveneens automatisch de huurwaarde van elk individueel pand.

Om dit tegen te gaan, zal de syndicus passende voorstellen formuleren aan de algemene vergadering om, gefundeerd en gemotiveerd, een realistisch reservekapitaal te creëren. 

Het zal evenwel geen deel uitmaken van het werkingskapitaal, maar zal via de syndicus geplaatst worden op een (spaar) rekening die, samen met de verworven intresten, het reservekapitaal zal vormen.

Deze gelden blijven eigendom van de vereniging van mede-eigenaars 

        Zie art. 577-11 §5 2° van het Burgerlijk Wetboek.

f) Betalingen ten laste van de vereniging

Van elke betaling die door de syndicus ten laste van de vereniging van mede-eigenaars, via de residentierekening wordt gedaan, zal op afdoende wijze aangetoond worden dat deze terecht is. Daarom zal :

• Elke betaling gebeuren, met een bewijskrachtig stuk

• De syndicus al deze stukken (facturen, rekeningen, kostennota’s,…)   nummeren en klasseren per gebouw

• Door de syndicus in principe geen enkele betaling worden uitgevoerd voor leveringen/werken waarvoor hij niet de opdrachtgever was

• Elke bestelling/opdracht vanwege een individuele mede-eigenaar, die bij hoogdringendheid noodzakelijk zou zijn geweest (bv bij het niet bereikbaar zijn van de syndicus), zodra als mogelijk aan de syndicus worden meegedeeld en door hem worden bevestigd

• De syndicus uiteraard ook de betaling verrichten die hem door een rechterlijke beslissing wordt bevolen

​

g) Afrekening van de uitbatings-, verbruiks- en investeringskosten

    Elke kostenafrekening zal uit volgende onderdelen bestaan :

1. de kostenopgave die uiteraard de basis is van elke afrekening zal volgende gegevens bevatten :

   1. De naam van de residentie

   2. De afrekeningsperiode

   3. Het volgnummer van de afrekening

   4. Alle te verdelen kosten, zowel de uitbatings-, verbruiks- als investeringskosten en dit per verdeelsleutel, kostensoort en bewijskrachtig stuk

   5. Het volgnummer van de bewijskrachtige stukken

   6. Het totaal te verdelen bedrag per verdeelsleutel

   7. Het totaal te verdelen bedrag van de gehele afrekening

2. de kosten, zoals vermeld in de kostenopgave, van zowel kwartaal- als jaarrekeningen, zullen per pand en per verdeelsleutel omgeslagen worden..

3. om de individuele mede-eigenaar niet te verplichten, in bovenstaande afrekeningsdokumenten, zijn kostenaandeel op te zoeken, zal de syndicus telkens een rekeninguittreksel toevoegen. Dit rekeninguittreksel zal bovendien gebruikt worden om :

   1.  Eventuele private kosten die buiten de gemeenschappelijke boekhouding vallen, aan te rekenen

   2. Het in herinnering brengen van achterstallige betalingen en het aanrekenen van nalatigheidsintresten en/of schadevergoedingen, overeenkomstig het reglement van mede-eigendom of deconventionele overeenkomst via de algemene vergadering.

​

h) Kwijting 

Jaarlijks zal de residentieboekhouding gecontroleerd worden door de commissaris van de rekeningen en zal ter gelegenheid van de statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars, de kwijting (décharge)  omtrent het financieel beheer van het gebouw gegeven worden.

​

3.Technische beheer 

Als doelstellingen van het technisch beheer gelden :

• Het in stand houden van het gemeenschappelijk patrimonium

• Het op elk ogenblik bedrijfsklaar houden van de technische installaties

• Het herstellen van occasionele defecten

• Het uitbaten van de technische installaties (hoofdzakelijk voor gemeenschappelijk gebruik)

• In de tijd : verbeteren van het gebouw en of de installaties

• En uiteindelijk na verloop van tijd het renoveren, aanpassen aan nieuwe technieken en het terug in goede staat van werking en gebruik brengen, opdat zowel de investerings- als de huurwaarde wordt behouden

 Ps.  Voor de handelingen omschreven in de aanvullende taken voor het beheer wordt de syndicus vergoed volgens overeengekomen barema.Ze  zijn niet inbegrepen in het forfait honoraria van de syndicus:  (meestal volgens uurtarief):

Dit zijn o.a. occasionele situaties (catastrofes, geschillen, rampen, grote werkzaamheden), of zich onregelmatig voordoen (extra vergaderingen, enz.); of zich voordoen wegens een beslissing van een mede-eigenaars (mutaties, inningen, geschillen, enz.); enz.

• de beheerskosten, verricht door een sociaal secretariaat, voor de huisbewaarder of het personeel;

• Website - hosting 

• de opvolging en het beheer van de betwistbare dossiers (achterstallige betalingen, overtredingen, enz.);

• het beheer van de dossiers voor de vertegenwoordiging in rechte van de vereniging van mede-eigenaars;

• nieuwe gebouwen: tussenkomsten ter gelegenheid van raadgeving bij en/of bijwonen van opleveringsprocedures;

• de beheerskosten voor de huisbewaarder of het personeel, alsook de kosten voor advertenties, aanwerving en indienstneming;

• de kosten voor het opnemen van de tellers en het verdelen van het privé-verbruik.

• Administratieve kosten, papier, zegels enz.

• de kosten voor het opnemen van de tellers en het verdelen van het privé-verbruik, wanneer dit door een gespecialiseerde onderneming wordt verricht;

• bijstand of verrichtingen van boekhoudkundige, juridische of fiscale aard: verslagen, formaliteiten, aangiften, briefwisseling, ... bij de (gemeentelijke, fiscale en andere) overheden;

• wettelijke verplichtingen en informatie aan bewoners en/of huurders;

• wettelijke en/of andere aanplakbiljetten (huishoudelijk reglement, ...);

• vertalingen in een andere landstaal of in vreemde talen;

• aangiften of staten betreffende privé-personen, alle verrichtingen en interventies betreffende privé-personen;

• het aangeven van bestanden bij de Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

• beheer inzake schade in het kader van de verzekeringen van de gemeenschap (bv waterschade, brand)  

• bijwonen expertise.